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Sonntag, 23. Januar 2011

Fortsetzung: Von der Business Strategie zur strategiekonformen IT – Aktivitätenplanung

Verfasser: Mag. Erich Kaltenböck, Senior Consultant TEMA

Teil 2: Von der IT Strategie zur IT Strategie konformen Maßnahmenplanung


In Teil 1 des Postings hatten wir mit der These geendet, dass ein optimaler Wirkungsgrad der IT- Strategie nur dann erreicht werden kann, wenn die Maßnahmenpläne der einzelnen IT-Abteilungen in der Prioritätensetzung konform mit den strategischen Zielsetzungen gehen. Der „optimale“ Wirkungsgrad ergibt sich dabei nicht nur durch die hohe Strategiedeckungsquote der Maßnahmen, sondern vor allem durch die Verankerung des strategischen Handelns auf operativer Ebene.

In der Praxis sind oft mehrere hundert geplante Maßnahmen auf Strategiekonformität und Priorität zu überprüfen. Ein direktes „Mapping“ der einzelnen Aktivitäten gegen die SEPs und die IT Strategie i.e.S. ist allein schon wegen der aus der Komplexität resultierenden „Nicht-Nachvollziehbarkeit“ zum Scheitern verurteilt. Als bewährtes Mittel, um ein derartiges

„Mapping“ von Maßnahmen zu ermöglichen, hat sich die Definition von sogenannten „Maßnahmenkategorien“ herausgestellt, die wiederum in der uns schon bekannten Struktur gebildet werden. Derartige Kategorien erlauben in weiterer Folge eine nachvollziehbare Gewichtung der Maßnahmenkategorie, die man wiederum einfach den einzelnen Maßnahmen zuordnen kann.

Schlüssel zum Erfolg ist die geeignete Definition der Maßnahmenkategorien. Diese müssen sich nicht nur möglichst eindeutig den IT-SEPs zuordnen lassen, sondern auch in ihrer Ausprägung eine unterschiedliche Gewichtung der jeweiligen Kategorie unterstützen. Anhand folgender Beispiele sei dies veranschaulicht:

Nehmen wir folgende im Teil 1 des Artikels definierten IT-SEPs zur beispielhaften Ausarbeitung:

a. Qualität mit Fokus auf Verfügbarkeit und Performance
b. Kurze Entwicklungszeiten


Ad a.: Qualität mit Fokus auf Performance und Betriebssicherheit hat in o.a. Struktur vor allem Relevanz für infrastrukturelle Maßnahmen und Prozesse im Betrieb und Entwicklung. Nicht alles was den „Stempel“ Qualität trägt, soll aber deswegen in Projektion der Strategie zum „high flyer“ werden. Es macht daher Sinn, zb. folgende Maßnahmenkategorien für diese SEP zu definieren:

•    Infrastruktur-Maßnahme zur Sicherung des Betriebs (Pri 1)
•    Infrastruktur-Maßnahme zur Verbesserung von Performance & Stabilität (Pri 2)
•    Prozess-Qualitätssicherung in der Entwicklung (Pri 3)
•    Prozess-SLA Definition und Reporting (Pri 4)

Diese Maßnahmenkategorien lassen sich dann relativ einfach unterschiedlich gewichten: Eine Maßnahme zur Sicherung des Betriebs – etwa wenn ein Produkt aus der Wartung läuft – hätte dann zweifellos die höchste Priorität, umgekehrt wäre zB. die Erarbeitung eines Entwicklungshandbuches nicht a priori gleichgestellt.

Ad b.: Kurze Entwicklungszeiten:

Ähnlich wie im ersten Beispiel könnte auch hier der Fokus auf Infrastruktur und Prozesse liegen:

•    Infrastruktur-Maßnahmen / Tools für automatisiertes Testen (Pri 2)
•    Infrastruktur-Implementierung Zentraler Services (Wiederverwendbarkeit) (Pri 2)
•    Prozess-Standardisiertes Entwicklungs- Vorgehensmodell (Pri 3)
•    Sourcing-Maßnahmen zur temporären Kapazitätserweiterung (Pri 1)
•    etc…

Wichtig ist vor allem zu bedenken, dass die Definition der Maßnahmenkategorien strategiekonform erfolgt. Es macht zB. keinen Sinn im Bereich der Applikationen eine Maßnahmenkategorie „Corporate Rollouts“ zu definieren, wenn die IT Strategie solche nicht vorsieht, umgekehrt ist eine derartige Maßnahmenkategorie im Falle von Konzernprojekten beinahe unverzichtbar, weil diese im Regelfall zur Untermauerung der Konzernstrategie höchste Priorität haben. Hier ist ganz einfach das Know How Ihres IT Managers oder Beraters gefragt. Da die SEPs zumeist in einer Anzahl von +- 10 (mehr als 15 sollten es nicht sein) zu definieren sind, ist vorweg eine Priorisierung der SEPs in zumindest 2 Kategorien 

hilfreich. Damit ist die Priorisierung der Maßnahme eine Kombination aus SEP-Priorität und dem Wirkungsgrad der jeweiligen Maßnahmenkategorie für die SEP. Bei rund 10 bis max 15 SEPs lassen sich über rund 30-35 Maßnahmenkategorien und mehrere hundert geplante Maßnahmen „handeln“, bei Bedarf kann man diese auch nach Themenbereichen bündeln.
Haben Sie die Maßnahmen etwa in MS Excel erfasst, können Sie nach Zuordnung der Maßnahmenkategorie die Gewichtung der Maßnahmen per Formel übernehmen und haben so die Basis für die weiteren Planungsschritte.

Um den bestehenden Abhängigkeiten der Maßnahmen untereinander gerecht zu werden, empfiehlt es sich, die Abhängigkeiten von Beginn an im Maßnahmenkatalog mit zu erfassen (etwa durch eine Spalte“ Vorgänger von / Nachfolger von“). Damit können konfliktierende Prioritäten „manuell“ aufgelöst werden. Für die Masterplanung empfiehlt es sich zudem, die Themen nach Entwicklungsplänen, Schlüsselprojekten und operativen Aktionsplänen zu gruppieren. Diese können dann in die Kapazitätsplanung der IT übernommen werden. Sinnvollerweise erfolgt ein jährlicher strategischer Review der Aktivitätenplanung zeitgerecht vor Budgetierung des Folgejahres.